中国当局向けの提出書類での領事認証手続きが変更になりました。 | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、法務局で発行された登記簿謄本（全部事項証明書）を中国当局に提出しようと思っております。最近、その提出に伴う必要手続き内容が変わったと聞きました。
具体的な変更内容を教えてください。

Ａ、海外の機関に文書を提出するに際して、日本で発行されたことの公文書を証明するためには、通常、日本の外務省による公印確認と提出先国の駐日大使館による領事認証が必要です。

 

解説（公開日： 　最終更新日： ）

   

しかし、その提出先の国が「外国公文書の認証を不要とする条約」(ハーグ条約)に加盟している場合、領事認証手続きを要さず、外務省によるアポスティーユが付与されることで、そのまま提出することができます。

したがって、公文書の提出では外務省での手続きのみとなります。

 

本件は、公文書のほか私文書の認証手続きについても必要内容を解説いたします。

 

アポスティーユとは、日本の公文書を外国当局に提出する際に求められるもので、対象書類が日本の公的機関から認証されて発行された文書だということの証明として付箋による証明をいいます。

 

中国は、昨年令和5年3月8日に上記ハーグ条約の締約国になり、同年11月7日より日本と中国の間で発効されているため、中国大使館領事認証が不要となりました。

 

なお、上記加盟に伴い、11月7日から中国大使館における領事認証サービスは停止されております。

のちほどご案内をする私文書手続きですが、そのワンストップサービスが可能な公証役場であれば外務省手続きにかわって公証役場での手続きを行うことで即日認証が可能です。

（外務省手続きは、およそ1週間を要します。）

 

ワンストップサービスが可能な公証役場でない場合、いずれにしても外務省手続きが必要なのでその手間や費用を踏まえるとメリットを享受することはできません。

 

公証役場認手続きは、その認証手数料5,500円/通がかかります。

外務省手続き自体は無料で、かかる費用は郵送代往復分なので、その点でメリット・デメリットを比較検討されてみてはいかがでしょうか。

 

私文書の場合、公証役場での公証人の認証等を経たうえで外務省手続きが必要です。

 

必要な手続き機関について、流れは以下の通りです。

上記②では、公証人が認証した認証書はその公証人の所属する法務局長による公証人押印証明が必要のため、手続きを要します。

 

［例外１］

以下の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省のアポスティーユを一度に取得することが可能です。

そのため、上記②と③の手続きが不要であり、公証役場での手続きのみで完了となります。

 

［例外２］

以下の公証役場では、公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できるため、上記②での手続きを経ずに外務省でアポスティーユ手続きが可能です。

ハーグ条約の規定により、アポスティーユは、公文書上の署名の真実性、文書に署名した人の身元、および必要な場合、書類上の印鑑の真実性を証明するものです。

なお、アポスティーユを取得しても、内容によって公文書が中国の提出先に受理されない場合もあるため、事前に中国提出先に外国公文書の書式、内容、期限、訳文など、具体的な要件を確認することを要します。

 

当グループでは、このような手続き代行ほか、認証が必要な文書の中国語翻訳についても承っております。

 

申請書では、その決められたフォームに基づいて作成が必要であり、公証役場での宣誓書などにおいても、その記入方法等が求められます。

申請代行、文書翻訳等のご相談があれば是非お気軽にお問い合わせください。