はじめて管理部門を立ち上げる際の留意点について | ガルベラ・パートナーズグループ

Ｑ、当社はこれまで経理や人事を経営者自らが行い、ボリュームが増えてからは顧問の税理士や社会保険労務士にアウトソーシングをする形で進めてきたのですが、そろそろ自社で管理部門の人材を雇用して組織化をすすめていきたいと考えております。どのように進めればよいか、なにか助言をいただけませんでしょうか。

Ａ、管理部門の人材は1人目の選定が肝心です。実務経験よりもむしろ責任感やコミュニケーション力、そして愛社精神が高い人が望ましいと考えます。その他の要件について以下に記載しましたのでご参考になさってください。もちろん業種や職場環境によってはこの方法が採用できない場合もありますのでご了承のうえ読み進めてください。

 

解説（公開日： 　最終更新日： ）

   

これから管理部門を組織化する場合の条件

 

業務内容について

1. １．いまやってもらうことと、将来やってもらいたいことを明確にする
2. ２．特に当面やってもらうことを極力詳細に、具体化して明示する
3. ３．やってもらいたい業務内容が就業時間内に終えられるかどうかを専門家にあらかじめ確認する

 

人材について

1. １．実務能力よりも責任感とコミュニケーション能力で選定したい
2. ２．事務部門であれば営業部門や製造部門を支える思いやりのある人がよい
3. ３．残業はなるべくしない方向で労働環境を設計するよう努めたい
4. ４．会社の機密情報を扱うのであればテレワークは難しい
5. ５．中途半端な経験者であれば初心者のほうがいい場合もある
6. ６．人事労務事務は初心者でも顧問を頼ればOKだが、PC操作能力だけはあったほうがいい
7. ７．採用を任せる場合は経験者のほうが望ましい

 

事務所について

1. １．管理業務を行う者については孤立したデスクスペースとパーテーションが必要
2. ２．機密ファイル保管のための鍵付きの書庫や引き出しが必要
3. ３．会議室を設置する場合は極力天井が空かないようにすることが可能かを事前に家主に確認すること。

 

システムについて

1. １．システムはこれまでの経験ではなく、一から考える
2. ２．顧問やDX化支援会社に打診し、実際にオペレーションを確認する

なお、管理部門の人材のなかでも、経理や人事など機密事項を扱う従業員もいれば、もう少し軽度な情報を扱う従業員もいます。状況に応じてとなりますので、その点はどうぞご留意ください。

 

モチベーション・マネジメント

重要な事項として、入社した担当者へのモチベーション・マネジメントが挙げられます。

1. １．当初は特にモチベーションが下がりがちになるため、しっかりと意見聴取とフィードバックを行うこと
2. ２．実務では学び足りない部分については外部研修も含めて計画的に教育すること
3. ３．当初立てた計画に基づき、いまどのレベルにあるかというのも、外部の専門家の助言を受けながら明示すること